Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto yaitu aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat ‘machine fault’dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadai-pun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumber daya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business prosesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien , maka daya saing akan perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Namun demikian pada kenyataannya sampai saat ini, banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada fungsi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara fungsi satu dengan fungsi lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Padahal data yang terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Dengan diterapkan ERP pada suatu perusahaan, maka fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya dapat dintegrasikan dengan baik. Dalam hal ini ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni :

1. Modul Operasi yaitu General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi yaitu General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia yaitu Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan berfungsi untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi berfungsi untuk menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan in-efisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi berfungsi untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.